Gmailの「アーカイブ」って何に使う？多分これかなって使い方を見つけたのでメモしておく

2023年2月10日

数年前から登場しているGmailの「アーカイブ」機能。

ずっと使い道が、わからないままでいました。

なので、Google社員の気持ちになって考えました。

たぶん、こうじゃないかなっていう使い方を見つけたので、書き留めておきます。

受信トレイは必ず「空」にする

Gmailの使いこなしで、いちばん大事なことは、多分これです。

メールを確認したら、必ず、受信トレイを「空」にして終わること。

これをやるために重要なのが「アーカイブ」機能なのです。

　ね。この受信トレイに何もない感じ。Google社員っぽいでしょ。

　きっと、彼らの机の上には、不要なモノなど何もないのです。断捨離バンザイ。

　まじめな話をすると、これをやると、タスク管理も同時にできるようになるんです。

　受信トレイを空に保てと言われても、「いや、ムリムリ」って思いますよね。

　でも、あるポイントを守るだけで、簡単に実践できます。

　メールをチェックする際、すべてのメールを以下の3つに振り分けてください。

　必ずこの判断をしてください。この振り分けをすれば、見事、受信トレイは空になります。

　では、それぞれのパターンについて、どういった処理をするのか説明しましょう。

　自明のことです。「一生やらない」「一生読まない」系のメールは、さっさと削除してしまいましょう。

　中身を読んでみて、二度といらんなと思えば、それも削除です。

　どんどん捨てちゃいましょう。

　「いまやる」ってつまり、メールの返事を出すとかですよね。

　返事を出し終わって、相手に球を投げたら「アーカイブ」です。

　「アーカイブ」にしておくと「受信トレイ」には出てきませんが「すべてのメール」を探せば読める状態になります。検索とかでも出てきます。

　相手に球を投げ返した状態ですので、自分は忘れ去っても大丈夫な案件です。

　受信トレイから消し去って、自分の頭からも消し去りましょう。

　資料としてストックはしておきたいけど、アクションする必要はない場合も「アーカイブ」でOKです。

　こうして、受信トレイはすっきりします。

　「あとでやるわー」ってなったときに、いつやるのか決めないと許してくれないのが、Googleさんの厳しいところです。

　「あとで読む」とか、「あとでやる」系のメールは、スヌーズを設定します。

　スヌーズを設定しておくと、受信トレイからいったんメールは消えますが、指定した時刻に再度そのメールが現れます。

　「このメール、明日返事するわ」と思ったら、スヌーズで「明日」を設定して、いったん受信トレイから消してしまいましょう。

　で、明日になると、本当にそのメールが出てきますので、返事するしかない感じになります。

　厳しいですね。

　この方法を発見したのは2年ほど前のことです。それからずっと続けていていい感じなので、記事にまとめることにしました。何かの参考になりましたら。

　ワッホイ、ワッホイ。